< naar het overzicht
Online communicatie en technologische tools voor het VIP-evenement
Klant: vzw Kortrijk Koerse
Periode: juni – augustus 2021
Doelgroep: B2B / B2C
Services: technologische architectuur, project management, administratieve support, online en social marketing
DE UITDAGING
Vzw Kortrijk Koerse is de organisatie achter Konvert Kortrijk Koerse. In 2021 fuseerde deze vzw met Wielervereniging Boldershof, de organisatie achter GP Marcel Kint. Dit jaar organiseerden ze samen Marcel Kint Konvert Classic. Wielervereniging Boldershof nam de organisatie van de koers op zich, terwijl vzw Kortrijk Koerse zich focuste op het VIP-evenement. Het evenement is ondertussen uitgegroeid tot een topper van formaat met bijna 1.500 VIPS die traditioneel uitbundig het einde van de ‘Kortrijk Congé’ vieren.
Al enkele jaren rekent vzw Kortrijk Koerse op Wisely voor de online marketing van het event. Daarnaast zetten we samen met de vzw ook al even in op innovatie en digitalisering, zowel achter de schermen als in de communicaties naar het brede publiek. Ook dit jaar had ons team het genoegen om het VIP-evenement mee in goede banen te leiden.
ONZE OPLOSSING
Om alle communicaties en registraties op een efficiënte manier te laten verlopen én te kunnen opvolgen, maakten we gebruik van verschillende technologische platformen. De inschrijvingen en betalingen voor het VIP-evenement en de tijdrit verliepen via een automatisch ticketingsysteem gekoppeld aan een webshop. Bij ontvangst en registratie van de aanwezigen werden de tickets via een QR-code aan de ingang snel gescand. Bovendien was het controleren van het Covid Safe Ticket noodzakelijk. Ook daartoe werden de nodige tablets en knowhow geleverd.
Voor de communicatie naar het brede publiek verzorgden we zowel de website als de Facebook- en Instagrampagina. De website werd aangepast naar de nieuwe huisstijl van de koers en we plaatsten de nodige informatie online. Ook de inschrijvingstool voor de sponsors en tijdrit werd op de website geïmplementeerd.
We stelden voor de Facebook- en Instagrampagina een content plan op waarbij verschillende facetten van de koers, het VIP-evenement en algemene informatie op een diverse manier aan bod kwam. Hierbij werd gebruikt gemaakt van video’s, stories, berichten en social advertising. Tijdens het evenement werd door ons team ook ter plaatse aan content capturing gedaan, waarbij foto’s en video’s werden genomen om live verslaggeving te doen van de koers.
Naast de online tools engageerden we ons ook voor de opmaak en productie van de decoratie van het dorp (fotowalls, signalisatie, …), de menukaarten, eet- en drankbonnen en polsbandjes. Uiteindelijk was het dan zover. Op 20 augustus konden de aanwezigen genieten van een mooie wedstrijd en fijn VIP-evenement. Op naar de volgende editie!