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Communication en ligne et outils technologiques pour l’événement VIP
Client : asbl Kortrijk Koerse
Période : juni – augustus 2021
Groupe-cible : B2B / B2C
Services : architecture technologique, gestion de projets, support administratif, marketing en ligne et marketing social
LE DÉFI
L’asbl Kortrijk Koerse est la structure qui organise la Konvert Kortrijk Koerse. En 2021, elle a fusionné avec la Wielervereniging Boldershof, l’organisation à la baguette du GP Marcel Kint. Cette année, ces deux associations ont organisé ensemble la Marcel Kint Konvert Classic : pendant que la Wielervereniging Boldershof gérait l’organisation de la course, l’asbl Kortrijk Koerse s’est concentrée sur l’événement VIP. Cet événement accueille traditionnellement près de 1 500 vips qui viennent fêter la fin de « Kortrijk Congé ».
Depuis quelques années, l’asbl Kortrijk Koerse fait confiance à Wisely pour assurer la promotion en ligne de l’événement. Ensemble, nous travaillons également aux aspects d’innovation et de digitalisation, tant en coulisses que dans les communications destinées au grand public. Cette année, notre équipe a une nouvelle fois eu le plaisir d’organiser l’événement VIP.
NOTRE SOLUTION
Afin d’assurer un déroulement et un contrôle efficaces de toute la communication et de l’ensemble des inscriptions, nous avons utilisé plusieurs . Pour les inscriptions et le paiement de l’événement VIP et de l’épreuve chronométrée, nous avons mis en place un système de ticketing automatique, couplé à un web shop. Le jour de l’événement, le code QR des tickets a pu être scanné rapidement à l’entrée. À cela s’est ajouté le contrôle du Covid Safe Ticket. Ce contrôle s’est passé efficacement lui aussi grâce aux tablettes que nous avions mises à disposition, ainsi qu’à notre expertise en la matière.
En ce qui concerne la communication destinée au grand public, nous avons créé pour le client un site web, ainsi que des pages Facebook et Instagram. Le site web a été adapté au nouveau style de la course et nous y avons publié toutes les informations à connaître. Nous y avons également intégré l’application d’inscription destinée aux sponsors et aux participants à l’épreuve chronométrée.
Pour les pages Facebook et Instagram, nous avons élaboré un plan de contenu abordant sous divers angles la course, l’événement VIP et les informations générales. Nous avons utilisé pour ce faire des vidéos, des stories, des messages et de la publicité sur les réseaux sociaux. Durant l’événement, notre équipe s’est par ailleurs livrée sur place à de la production de contenu, prenant photos et vidéos pour les besoins d’un reportage en direct sur la course.
Outre le développement de ces outils électroniques, nous nous sommes également engagés à imaginer et produire la décoration du village (murs de photos, signalisation, etc.), les menus, les tickets boissons et repas et les bracelets. Et quand arriva finalement le jour J, le 20 août, les personnes présentes ont pu profiter d’une course palpitante et d’un événement VIP de haut vol. Vivement la prochaine édition !