DE UITDAGING

Het schepencollege onder leiding van wijlen burgemeester graaf Leopold Lippens wou een actie op touw zetten om de inwoners en tweedeverblijvers te bedanken voor hun geduld en het naleven van de corona-maatregelen tijdens de eerste lockdown. Bovendien moest de actie ook de lokale economie ondersteunen door shoppers te activeren om zoveel mogelijk lokaal te shoppen.

In samenwerking met het College en de diensten ICT, Lokale Economie, Financiën en Toerisme/Marketing werd een actie opgestart. Gedurende een periode van drie maanden konden inwoners en tweedeverblijvers een tegoed sparen bij de handelaars. Een tegoed dat nadien werd omgezet naar een gemiddeld bedrag van € 150 dat opnieuw bij de lokale handelaars kon worden gespendeerd.

ONZE OPLOSSING

Het antwoord werd een intelligent systeem in twee fasen.

Eerst viel bij alle inwoners en tweedeverblijvers (40.000 postadressen) een magazine met gepersonaliseerde spaarkaart in de bus waarmee ze – na registratie – in het hoogseizoen konden shoppen bij de lokale handelaars. Daarna kregen ze het bijeen-gespaarde tegoed op dezelfde spaarkaart en dus als waardebon (met een maximum van 200 euro) opgeladen. Dit tegoed kon enkel tijdens het laagseizoen (begin oktober – begin december) opnieuw besteed worden bij de deelnemende handels- en horecazaken uit Knokke-Heist. Een echte win-win dus voor consumenten én handelaars.

De productie van het magazine, gepersonaliseerde spaarkaarten met QR-codes in de vorm van een lift-off, een registratiewebsite, hosting van alle spaarkaarten in digitale vorm, toekennen van shoptegoeden op basis van eerdere gespaarde punten, een portaal voor de handelaars, een backoffice voor de stadsdiensten om tegoeden te beheren … Er kwam heel wat kijken bij de ontwikkeling en de implementatie van deze shop&dine-actie. Een proces dat we van A tot Z uit handen namen van het lokale bestuur. Enerzijds zorgden we achter de schermen voor het technische luik, anderzijds namen we de communicatie naar de handelaars grotendeels voor onze rekening.

Opnieuw deden we beroep op onze technologische partner Beaver & Eagle om het meest performante softwareplatform te selecteren. Daarna gingen wij aan de slag om alle deelnemende handelaars en de spaar- en beloningsregels te configureren. Nadat ze een applicatie hadden gedownload, konden horeca- en handelszaken in de eerste fase de spaarkaart scannen wanneer in hun zaak geshopt werd, in de tweede fase konden ze de ingeruilde tegoeden registreren met het oog op hun uitbetaling. De handelaars kregen ook toegang tot een portaal waarop ze alle transacties konden consulteren. Aan de zijde van de consumenten zetten we een ‘GDPR-proof’ registratiewebsite op om de individuele spaarkaart te activeren die ze via het magazine hadden ontvangen. Er gebeurde een koppeling met unieke nummers van belastingaangiften en rijksregisternummers. We digitaliseerden alle fysieke spaarkaarten trouwens ook tot een online beschikbare PDF met QR-code en we implementeerden een afgeschermd gebruikersportaal waarop consumenten hun spaartegoed konden raadplegen.

Daarnaast verzorgde Wisely ook de handleiding en communicatie naar de handelaars. En we stuurden een magazine (content en lay-out door Toerisme Knokke-Heist, productie door Wisely) uit naar meer dan 40.000 adressen met daarin de gepersonaliseerde spaarkaart met QR-code. Eenmaal de waardebonactie up and running was, bemanden onze medewerkers ook de tweedelijnshelpdesk.

Het hele project was overigens geen walk-in-the-park … of on-the-beach in dit geval. Een hele kleine vergissing tijdens het sorteren van de databases en een staking bij bpost brachten een enorme druk op de onthaalbalies teweeg. Het team van Knokke-Heist werkte echter vlot de tickets weg en kon hierbij rekenen op onze second line ondersteuning. Check, check en dubbelcheck is in dergelijke projecten steeds de boodschap. Zoals steeds kwam ook dit tot een goed einde.

Het resultaat

In totaal werden 23.799 van de 40.000 verstuurde spaarkaarten geactiveerd en gebruikt bij de 615 deelnemende handels- en horecazaken. Het inruilen van de bijeen-gespaarde tegoeden werd tot nader order door het bestuur uitgesteld zodat alle handelaars de kans kunnen krijgen om ten volle te genieten van de actie (op dit moment, mei 2021, zijn verschillende handelszaken nog onderhevig aan de verplichte sluiting naar aanleiding van Covid-19). De waardebon blijft echter geldig en van zodra alle handelaars weer open mogen, zal het gespaarde bedrag verzilverd kunnen worden.

“Wijlen burgemeester graaf Leopold Lippens was een groot voorstander van deze waardebonactie. Hij was gewonnen voor het slimme mechanisme om zo de handel binnen de gemeente te activeren. In eerste fase door het spaarprincipe, in tweede fase door het verzilveren van het toegekende tegoed. Het is dan ook een zeer geslaagd initiatief om zowel de lokale economie te ondersteunen als de inwoners en tweedeverblijvers iets terug te geven.

Dat er ook wel wat slapeloze nachten mee gepaard gingen, wordt gecompenseerd door het zeer grote aantal transacties en gebruikers. En blij dat we voor een partner gekozen hebben met een stevige brok expertise, die steeds bereid was om all-the-way te gaan. Doel bereikt!”

 

Philippe Vlietinck – Schepen IT en Anne Vervarcke-Pattyn – Schepen Lokale Economie Knokke-Heist

Join our community