< naar het overzicht
Stad Roeselare organiseert groepsaankoop consumptiecheques voor meer dan 135 bedrijven
Klant: vzw Shopping & Centrum Roeselare en Stad Roeselare
Periode: december 2020
Doelgroep: B2B
Services: gift card system, project management, helpdesk
DE UITDAGING
Naar aanleiding van de eerste lockdown lanceerde de federale overheid het initiatief van de consumptiecheque, een parafiscaal voordelige manier voor bedrijven om hun medewerkers voor hun harde inzet tijdens de lockdown te belonen. De consumptiecheque kon bij een erkende uitgiftemaatschappij (Sodexo, Monizze of Edenred) ofwel bij de lokale horeca of het lokaal bestuur onder de vorm van een aankoopbon besteld worden.
Stad Roeselare was samen met vzw Shopping & Centrum Roeselare heel enthousiast over dit initiatief. Niettegenstaande het afgeraden werd door enkele overheidsinstanties wegens te complex, wilde Roeselare toch snel schakelen om ervoor te zorgen dat de investeringen van de Roeselaarse bedrijven in hun medewerkers zouden terugvloeien naar de lokale handel van Roeselare. Met cheques van Sodexo, Monizze of Edenred kan de ontvanger namelijk in héél België betalen. Daartoe kwamen ze met het idee om deze consumptiecheque als variant op hun bestaande Roeselaarse cadeaubon op te maken. Hiermee kan namelijk al sinds jaar en dag bij meer dan 200 handelaars betaald worden. En zo ontstond de consumptiebon #VANRSL.
ONZE OPLOSSING
Stad Roeselare schreef de Roeselaarse bedrijven aan en maakte hen warm om de consumptiecheques zoveel mogelijk in consumptiebonnen #VANRSL op te nemen om zo de 200 aangesloten Roeselaarse handelaars te steunen.
Omdat een consumptiecheque moet voldoen aan enkele strikte voorwaarden deed de stad Roeselare beroep op een accountancy- en auditbureau. Zij deden onder andere de screening van de handelaars die de cheques zouden ontvangen en adviseerden ook over wat er precies moest vermeld worden op de bonnen zelf.
Voor een fraudebestendig en foutloos produceren en verdelen van de bonnen klopte Stad Roeselare samen met vzw Shopping & Centrum Roeselare opnieuw bij ons aan. We hadden namelijk een gelijkaardig succesvol proces opgezet voor de huidige Roeselare Kadobon.
De grootste uitdaging in dit project lag in het aanmaken van pakketjes op maat: elk bedrijf moest een specifiek aantal enveloppen ontvangen en per werknemer moest er een gepersonaliseerde enveloppe voorzien worden met daarin de cheques op naam van de medewerker. De cheques hadden een standaard kleinere waarde, waardoor in diverse enveloppes tot 30 bonnen te vinden waren. Bij een dergelijk complexe opdracht is een menselijke fout snel gemaakt. Daarom besloten we om de verwerking machinaal te laten verlopen. Echter, dit stelde dan weer enkele vereisten voor het type materiaal van de bon. Uiteindelijk viel de keuze op duurzaam karton waarop de nodige beveiligingskenmerken aangebracht konden worden zodat het risico op namaak gereduceerd werd.
Op elke consumptiebon werd een unieke QR-code gedrukt. We maakten de codes in de back office aan en linkten deze direct met het bedrijf, de enveloppe én de werknemer. Sommige bedrijven vroegen zelfs om de enveloppes rechtstreeks bij de werknemer thuis te leveren.
Het proces verliep uitermate vlot en 100% foutloos waardoor we Stad Roeselare en vzw Shopping & Centrum Roeselare met dit traject volledig ontzorgd hadden.
En de Roeselaarse handel en horeca werd er alleen maar beter van: meer dan 1.300 werknemers uit 135 bedrijven ontvingen op deze manier meer dan 210.000 EUR, te spenderen bij één van de 200 deelnemende handels- en horecazaken op grondgebied Roeselare.