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La ville de Roulers organise un achat groupé de chèques consommation pour plus de 135 entreprises
Client : vzw Shopping & Centrum Roeselare et la ville de Roulers
Période : décembre 2020
Groupe-cible : B2B
Services: gift card system, project management, helpdesk
LE DÉFI
À la suite du premier confinement, le gouvernement fédéral a lancé l’initiative du chèque consommation, un avantage parafiscal via lequel les entreprises peuvent récompenser leurs employés pour les efforts qu’ils ont déployés pendant cette période sans précédent. Ces chèques consommation pouvaient être commandés auprès d’une société émettrice agréée (Sodexo, Monizze ou Edenred) ou auprès du secteur horeca local ou de l’administration locale sous la forme de bons d’achat.
La ville de Roulers et l’ASBL Shopping & Centrum Roeselare se sont montrées très enthousiastes à l’égard de cette initiative. Bien que certains pouvoirs publics aient jugé ce projet trop complexe, la ville de Roulers ne s’est pas découragée et a voulu agir rapidement pour s’assurer que les investissements réalisés par les entreprises dans leur personnel refluent vers le commerce local. En effet, le bénéficiaire peut utiliser les chèques Sodexo, Monizze et Edenred dans toute la Belgique. C’est de là qu’est née l’idée de créer le chèque consommation #VANRSL, une variante du chèque-cadeau roularien qui peut être utilisé comme moyen de paiement dans plus de 200 commerces depuis de nombreuses années.
NOTRE SOLUTION
La ville de Roulers s’est adressée aux entreprises roulariennes et les a encouragées à utiliser autant que possible les chèques consommation #VANRSL afin de soutenir les 200 commerçants locaux affiliés.
Les chèques consommation devant répondre à des conditions strictes, la ville de Roulers a fait appel à un bureau d’expertise comptable et d’audit. Ils ont, entre autres, procédé à la sélection des commerçants qui recevraient les chèques et ont donné des conseils sur ce qui devait être mentionné exactement sur ces chèques.
La ville de Roulers et l’ASBL Shopping & Centrum Roeselare se sont à nouveau adressées à nous pour produire et distribuer les bons de manière correcte et légale. Le processus similaire que nous avions mis en place pour l’actuel chèque-cadeau roularien avait en effet été un succès.
Le plus grand défi de ce projet a été la création de colis sur mesure : chaque entreprise devait recevoir un nombre spécifique d’enveloppes et chaque employé une enveloppe personnalisée contenant les chèques à son nom. Comme les chèques avaient une valeur standard plus petite, certaines enveloppes pouvaient contenir jusqu’à 30 chèques. Une faute humaine est vite arrivée dans un projet aussi complexe. C’est pourquoi nous avons décidé d’automatiser le traitement de cette tâche. Il a toutefois fallu répondre à certaines conditions concernant le type de matériau utilisé pour les chèques. Finalement, le choix s’est porté sur un carton durable permettant de réduire le risque de contrefaçon.
Un code QR unique a été imprimé sur chaque chèque consommation. Nous avons créé les codes dans le back-office et les avons reliés directement à l’entreprise, l’enveloppe et l’employé. Certaines entreprises ont même demandé à ce que les enveloppes soient livrées directement au domicile de l’employé.
Ce processus s’est déroulé de manière extrêmement fluide et sans aucune erreur, et a permis de décharger entièrement la ville de Roulers et l’ASBL Shopping & Centrum Roeselare.
Les secteurs du commerce et de l’horeca de Roulers n’y ont vu que des avantages : plus de 1 300 employés de 135 entreprises ont ainsi reçu pas moins de 210 000 euros, à dépenser dans l’un des 200 commerces et établissements horeca participants de la ville de Roulers.